Sådan sætter du din egen kundeservicetelefon op

Hvis sælger dine informationsprodukter, adgang til din medlemsside eller på anden måde, tager betaling på nettet via PayPal, overtakseret SMS, eller almindelig Dankort-betaling, er det ofte en betingelse, at du yder kundeservice over telefonen.

Udover de almindelige valg, som f.eks. en fastnet- eller mobiltelefon med et dedikeret nummer, er der også muligheden for at modtage opkaldene på din smartphone eller computer via Skype v.h.a. et Skype-nummer.

Jeg synes bedst om, at have en mobiltelefon med sit eget dedikerede nummer, som folk kan ringe til. På den måde kan jeg præsentere mig selv med mit produktnavn (som er mit respektive domænenavn), som folk køber fra.

På den måde undgår jeg, at folk tror, de har ringet forkert, fordi de ikke sidder på mit virksomheds-website og køber adgang eller produkter, men på et produkt-domæne. Ligesom du forventer, at høre en stemme præsentere sig som “Du her ringet til Bilka, du taler med Pia.”, i stedet for “Du her ringet til Dansk Supermarked, du taler med Pia.”, når du prøver at komme i gennem til Bilkas kundeservice. Samme princip.

Når du nu har fået dit mobilnummer sat op og aktiveret, er der et par tricks til dig her.

Du lægger nok hurtigt mærke til, at folk også prøver at ringe til dig, uden for din telefontid. Jeg har prøvet at have folk der ringede til mig kl. 23.30 – min telefontid er mellem kl. 14-18.

Det problem kan du undgå ved, at du slukker din telefon, når der ikke er telefontid. Uden for telefontiden lader du opkald gå videre til din telefonsvarer.

Og det er også fint. For det fungerer. Men der er et problem: Du skal huske både, at tænde og slukke din telefon dagligt.

Planlæg din telefontid med en app

Til alt held er der apps til Android, der kan klare det for dig. Eller rettere: App’en kan sættes  til at lade din telefon gå af og på flytilstand. Så når du ikke har telefontid, går telefonen offline (flytilstand) og sender alle opkald videre til telefonsvareren. Når det så er tid til, at du skal yde kundeservice igen, går telefonen online igen og alle der ringer får dig i røret. Ganske simpelt. Og det virker.

Jeg har sat min telefonsvarer op til at byde alle der ringer, uden for min telefontid, velkommen med denne besked:

Du har ringet til [Produkt-domænenavn] uden for normal telefontid, der er alle hverdage mellem kl. 14 og 18.

Du kan få svar på hyppige spørgsmål, eller sende en email til os, fra [Produkt-domænenavn]/kundeservice eller læg en besked efter tonen, så ringer vi tilbage.

Hvis der er nogen der har ringet, uden for min telefontid, får jeg en SMS om det, når telefonen igen er tilbage på mobilnettet og jeg er i gang med den næste dags telefontid.

Måske er du ikke specielt fornøjet over udsigten til at skulle indtale en velkomstbesked på din telefonsvarer. Det kan du få hjælp til, enten ved at hyre en telefonstemme eller få en ven eller familiemedlem til at gøre det for dig.

Jeg vil dog opfordre dig til, selv at prøve kræfter med det. Husk på. at du lyder som dig selv, for alle andre, end dig selv – også på telefonsvareren. Og hvis du ikke er tilfreds med din første indtaling, kan du blive ved, indtil du er tilfreds og så først aktivere velkomsten, når du synes, den er god nok.

Fordelen ved selv at være komfortabel med at indtale en velkomsthilsen på din telefonsvarer er, at du hurtigt kan ændre den, hvis du får nye telefontider. Og bliver du først komfortabel med at høre dig selv “på bånd”, er der ikke langt til også at begynde at lave speak på videoer der reklamerer for dine produkter. Men det er et helt separat emne, som jeg vil gemme til et andet blogindlæg.

Den app, jeg bruger, til at planlægge hvornår min telefon skal gå on- og offline, hedder Droid Scheduler. Den er gratis og reklamefinansieret. Reklamerne er dog ikke noget, du kommer til at lægge mærke til overhovedet, for når først app’en er sat op, behøver du aldrig gå ind i app’en igen, medmindre du vil ændre på noget.

Du behøver ikke være bange for, at app’en pludseligt afbryder et opkald, fordi det er på tide, at gå offline. For den går først offline 5 minutter efter du er færdig med opkaldet, hvis tiden er overskrevet for hvornår du har planlagt, at telefonen skal gå på flytilstand.

Samtidig er det også muligt at afbryde flytilstand, som du ville gøre det når du f.eks. står af et fly. Droid Scheduler går først på flytilstand igen, når det er planlagt.

Udover at styre flytilstand, kan Droid Scheduler en masse lignende ting, såsom at tænde og slukke for WiFi, Bluetooth, styre lysstyrken og meget andet. Jeg bruger dog kun flytilstand-funktionen.

Hvis du hellere vil prøve kræfter med en anden app, kan du bare søge på “scheduler” på Google Play. Så får du en masse alternativer op.

Træerne vokser dog ikke ind i himlen. For der er et par ulemper. Nyere versioner af Android tillader ikke apps at tænde og slukke for flytilstand efter version 4.2. Så hvis du ikke alligevel har en mobil med en ældre Android-version liggende, f.eks. en HTC Legend, som jeg, eller ikke vil købe en ny billig mobil med en ældre version af Android, skal du roote din mobil. Om det er det værd, vil jeg lade være op til dig.

En anden ulempe er, at du ikke kan viderestille ubesvarede opkald til din telefonsvarer uden at kunden bliver præsenteret for “Du har ringet uden for normal telefontid …”, på trods af at kunden rent faktisk ringer inden for telefontiden.

Hvis du ikke kan tage din telefon, inden for din normale telefontid, kan du overveje, at købe dig til hjælp ude i byen med professionel telefonpasning. Det vil jeg komme ind på i et senere blogindlæg.

One thought on “Sådan sætter du din egen kundeservicetelefon op

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *